当我们在制作文档主体内容相同，只是具体数据有变化的文档时，就可以灵活运用邮件合并功能，快速批量生成各种文档，不仅可以以邮件的形式批量发送，还可以批量打印，非常快速和方便。

1．创建数据源

在邮件合并前，需要预先设定或指定收件人信息，若是没有现成的收件人列表信息，就需要用户手动进行创建。如在“面试通知书”文档中输入收件人列表并将其保存为“面试人员信息”的列表文件，具体操作步骤如下。

Step 01 打开【新建地址列表】对话框。打开“面试通知书 .docx”文档，选择【邮件】选项卡，单击【选择收件人】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【键入新列表】命令，如下图所示。

Step 02 单击【自定义列】按钮。在打开的【新建地址列表】对话框中单击【自定义列】按钮，如下图所示。

Step 03 重命名字段。打开【自定义地址列表】对话框，选择【称呼】字段，单击【重命名】按钮，输入名称为“职务”，单击【确定】按钮，如下图所示。

Step 04 上移字段。返回【自定义地址列表】对话框，选择【名字】字段，单击【上移】按钮，如下图所示。

Step 05 删除字段。A选择要删除的字段，如这里选择【姓氏】字段，单击【删除】按钮，在弹出的提示框中单击【是】按钮，如下图所示。

Step 06 删除其他字段。以同样的方法删除其他字段，单击【确定】按钮，如下图所示。

Step 07 确定新建地址列表。返回【新建地址列表】对话框，输入收信人信息（按【Table】键快速新建新条目），单击【确定】按钮，如下图所示。

Step 08 保存通讯录。打开【保存通讯录】对话框，选择保存位置，在【文件名】文本框中输入保存名，单击【保存】按钮，如下图所示。

2．关联数据源

在邮件合并中，用户可直接调用事先已准备的联系人列表，从而真正实现邮件批量合并的目的。下面将已准备的收件人信息（包含在“.txt”文件中）导入面试通知书中作为合并数据，具体操作步骤如下。

Step 01 选择现有列表进行邮件合并。在“面试通知书.docx”文档中，单击【开始邮件合并】组中的【选择收件人】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【使用现有列表】命令，如下图所示。

Step 02 选取数据源。打开【选取数据源】对话框，选择联系人列表文件保存的位置，选择保存有联系人列表数据的文件，这里选择【收件人信息】选项，单击【打开】按钮，如下图所示。

技术看板

作为邮件合并的外部数据，有3种文件类型：TXT文件、Excel文件和Access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时系统会自动将其保存为Access文件。

Step 03 确定文件信息。打开【文件转换-收件人信息】对话框，直接单击【确定】按钮，如下图所示。

3．插入合并域

数据导入文档中只是将相应的数据信息准备到位，仍然需要用户手动将对应字段数据插入对应位置，也就是插入合并域，具体操作步骤如下。

Step 01 插入姓名域。在“面试通知书.docx”文档中，将文本插入点定位在需要插入姓名的位置，在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【姓名】选项，如下图所示。

Step 02 插入应聘岗位域。将文本插入点定位在需要插入应聘岗位的位置，在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【应聘岗位】选项，如下图所示。

Step 03 编辑单个文档。插入合并域后，就可以生成合并文档了。在【完成】组中单击【完成并合并】按钮，在弹出的下拉列表中选择【编辑单个文档】选项，如下图所示。

Step 04 合并全部记录。打开【合并到新文档】对话框，选中【全部】单选按钮，单击【确定】按钮，如下图所示。

Step 05 查看文档合并效果。Word 将新建一个文档显示合并记录，这些合并记录分别独自占用一页，如下图所示为第 1 页的合并记录，显示了其中一位应聘者的面试通知书。

以上图文内容摘自北京大学出版社出版的《Word/Excel/PPT 2019完全自学教程》。

本篇文章来源于微信公众号:Excel之家ExcelHome